ZO stel je grenzen op je werk

De ultieme gids voor iedereen die worstelt met ‘Nee’ zeggen

Voel je je uitgeput? Gestresst? Machteloos? Dan ben je misschien een van de 17% (!!!) van werkende Nederlanders met burn-outklachten.

Burn-outklachten worden veroorzaakt door stress. Hoewel verschillende factoren die stress veroorzaken, speelt werk vaak een grote rol. Zeker als je op het werk meer doet dan je eigenlijk kunt of wilt. 

Helaas denken sommige werkgevers nog steeds dat ze het recht hebben om werknemers uit te buiten. Maar wat ook meespeelt: we vinden het vaak moeilijk om grenzen te stellen. We proberen veel meer te doen dan wat we eigenlijk aankunnen en lopen onszelf daarin voorbij. Vergelijk het maar met geld: als je 1000 euro hebt en je geeft 1200 uit, sta je rood. Met je energie is dit net zo: geef je meer uit dan je te besteden hebt, dan sta je rood met je gezondheid. En de ‘rente’ daarvoor kan flink oplopen.

Deze gids voor het stellen én bewaken van grenzen helpt je om daar iets aan te doen!

Waarom is grenzen stellen zo belangrijk?

Je hebt maar 24 uur in een dag, dat weet iedereen.

Wat niet iedereen weet, is hoeveel energie jij op een dag te besteden hebt én wat er allemaal speelt.

Misschien heb je naast je werk nog vrijwilligerswerk, drie hobby’s, acht kinderen en de zorg voor je zieke oma. Of misschien werk je al parttime, maar moet je thuis uren bijkomen op de bank omdat je lichaam nou eenmaal niet zo veel energie voor je heeft.

Een ander kan niet zien hoeveel ruimte jij over hebt. Sterker nog – dat is ook niemands zaak behalve die van jou. Het is dus ook niet meer dan logisch dat jij bepaalt hoeveel jij voor anderen kunt doen én dit duidelijk communiceert. Met goede grenzen voorkom je dat je meer energie uitgeeft dan je te besteden hebt.

Wat is het moment om grenzen te stellen op je werk?

Als het aankomt op grenzen, zijn er verschillende momenten om grenzen te stellen.

Het eerste moment is vóór je het contract tekent.

Als je er bijvoorbeeld voor tekent dat je twee keer per maand in het weekend moet werken, wordt het later een stuk lastiger om aan te geven dat je daar eigenlijk helemaal niet op zit te wachten. Het is dus een goed idee om vóór je ergens aan de slag gaat, voor jezelf te bepalen waar je grenzen liggen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal uren, je beschikbaarheid buiten werktijd, overwerk en wat je naast je werk nog allemaal mag doen (zoals nevenwerkzaamheden).

Bepaal je IS en je MAS: je IS is je Ideale Situatie: dit is wat je het liefst zou willen. Je MAS is je minimum acceptabele situatie: als je dat niet krijgt, teken je sowieso niet. Probeer bij het onderhandelen uit te komen op je IS, maar zorg er in elk geval voor dat je geen ja zegt tegen iets dat voor jou niet acceptabel is.

Het tweede moment is als je afspraken maakt. Dit kan bijvoorbeeld met je leidinggevende, je team of klanten zijn. Bedenk ook nu goed waar je commitment op geeft: waar je ja tegen zegt. Denk niet alleen na over het resultaat, maar ook over het proces.

Het derde moment is als je een ad hoc verzoek krijgt. Je stelt grenzen als er meer van jou wordt gevraagd, dan wat jij redelijkerwijs moet en kunt bieden. Een paar voorbeelden:

  1. Je collega vraagt jou om deze week zijn werk over te nemen. Je verwacht dat jou dat zo’n 16 uur extra zou kosten. Je wilt best helpen, maar wilt echt maximaal vier uur missen – anders gaat het ten koste van andere belangrijke dingen. Je geeft aan je collega aan wat je beschikbaarheid is en jullie kijken samen wat je in die vier uur kunt doen.
  2. Je leidinggevende vraagt je nu al voor de tweede keer om over te werken. Dat komt omdat de projectplanning niet op orde is. Je wilt best nog één keer bijspringen, maar er ook heel duidelijk in zijn dat dit de laatste keer is. Je bespreekt met je leidinggevende dat je nu wel kunt, maar dat je de volgende keer nee zult zeggen.
  3. Je collega vertelt al een kwartier uitgebreid over een stressvolle situatie op het werk. Het lijkt er ook niet op dat het er bijna op zit. Je vindt het heel vervelend, maar hebt simpelweg niet de mentale capaciteit om er nog langer naar te luisteren. Je geeft aan dat je de frustratie begrijpt, maar je op dit moment niet de bandbreedte hebt om hier verder op in te gaan. Daarna focus je weer op je eigen prioriteiten.
  4. Je klant komt alwéér met veranderende eisen, waardoor jij onverwacht meer werk voor hetzelfde budget moet leveren. Je legt uit wat de veranderende eisen betekenen en geeft aan wat je nog voor het afgesproken budget kunt leveren. Wil de klant toch meer? Dan ga je opnieuw om tafel over meer budget.

vaIs het egoïstisch om grenzen te stellen?

Misschien lees je de bovenstaande situaties en denk je : wat egoïstisch! Egoïstisch om je collega’s of je leidinggevende niet te helpen. Egoïstisch om nee te zeggen tegen wensen van je klant. Egoïstisch om nee te zeggen tegen iemand die iets van jou vraagt. Of niet soms?

Het korte antwoord hierop is ‘nee’.

Je hoeveelheid tijd en energie is beperkt en dat betekent dat je maar een beperkte hoeveelheid dingen kunt doen. Dit betekent dus ook dat je niet op alles ja kunt zeggen. Zeg je altijd ja tegen je klanten, leidinggevenden en collega’s? Dan zeg je onbewust toch vaak nee. Bijvoorbeeld tegen je partner en kinderen die graag meer tijd met jou zouden doorbrengen. Of tegen jezelf: jouw behoeften aan hobby’s, leuke projecten of zelfs een avondje helemaal niks.

Het komt er dus op neer dat je de behoeften van anderen belangrijker vindt. Maar waarom eigenlijk? Jouw behoeften zijn óók belangrijk! Misschien niet voor je klant of je werkgever, maar wel voor jou.

Hoe bepaal je wat jouw grenzen zijn?

Hartstikke leuk, dat grenzen aangeven. Maar dan moet je eerst wel bepalen waar ze liggen. Deze zeven tips helpen je hierbij.

  1. Pak een rustig moment (of meer dan een) om na te denken over je grenzen, zeker als je geneigd bent om in het moment snel ‘ja’ te zeggen. Voor algemene grenzen (zoals hoeveel uur per week je wilt werken) kan dit bijvoorbeeld eens per jaar of bij grote veranderingen in je leven. Voor ad hoc verzoeken is het verstandig om elke dag even een paar minuten te pakken om te kijken: waar sta je zelf en waar heb je nog ruimte voor?
  2. Denk qua grenzen na over de verschillende aspecten van je werk. Bijvoorbeeld de uren waarin je werkt, maar ook je beschikbaarheid buiten werktijd, de reistijd die je bereid bent af te leggen, het soort werkzaamheden dat je bereid bent te doen, de projecten en/of klanten waar je aan wilt werken. (Of gebruik de Odder Being Visiekaarten voor je Carrière als hulpmiddel – je krijgt maar liefst 49 vragen over je ideale werksituatie.)
  3. Kijk holistisch, dus niet alleen naar je werk, maar naar je hele leven. De grenzen die je stelt op je werk, hebben invloed op je privéleven. En vice versa. Vergeet dus niet om rekening te houden met je gezondheid, relatie, familie en vrienden en hobby’s bij het bepalen van je werkgrenzen.
  4. Denk na over je ideale werksituatie, maar vraag je ook af wat je absoluut niet acceptabel vindt. Het kan bijvoorbeeld zomaar zijn dat je absoluut niet bereid bent om mails te beantwoorden na werktijd of om te werken voor klanten in de tabak- of vee-industrie. Dat is oké!
  5. Pak de ruimte en tijd om na te denken over je grenzen. Je hoeft ze niet altijd paraat te hebben. Krijg je een vraag of een verzoek, dan mag je best zeggen: “Ik kijk even wat voor mij haalbaar is, en kom er daarna bij je op terug!” Bijkomend voordeel: je maakt hiermee duidelijk dat je goed over het verzoek nadenkt en niet zomaar ‘nee’ zegt!
  6. Het is niet zo zwart-wit. Soms voelt het alsof we op een vraag of verzoek alleen maar ja of nee kunnen zeggen. Meestal is dat niet zo. Soms kun je ja zeggen onder bepaalde voorwaarden of alleen op een deel van het verzoek. Dit mag! Mocht de vrager dan besluiten dat dit toch niet past, kunnen ze er altijd nog voor kiezen hun verzoek weer in te trekken.
  7. Grenzen zijn flexibel. Wat vandaag wel past, hoeft volgende week niet te passen. En wat je nu nog helemaal niet had overzien, kan over twee weken toch een probleem blijken. Kijk regelmatig terug op de dingen waar je ja (of nee) op hebt gezegd: sta je achter je beslissing? Wat zou je de volgende keer anders doen?

Je grenzen communiceren

Als je eenmaal weet waar je grenzen liggen, hoe communiceer je die dan zonder bot over te komen?

Het eerste wat je moet onthouden is dat grenzen communiceren misschien heel onaardig lijkt, maar voor de tegenpartij eigenlijk heel fijn is. Stel je bijvoorbeeld voor dat Lisa leiding geeft aan Martijn. Als Martijn zijn grenzen niet duidelijk aangeeft, moet Lisa zelf gaan bedenken wanneer ze Martijn om hulp kan vragen en of ze op zijn ‘ja’ kan vertrouwen. Wat nou als Martijn zichzelf over de kop werkt en daardoor juist uitvalt? Of het haar kwalijk gaat nemen dat zij hem zo veel vraagt? Als Martijn duidelijk is in wat hij kan betekenen, hoeft Lisa alleen maar te vragen wat ze nodig heeft en het antwoord van Martijn af te wachten. Véél fijner!

Ten tweede moet je bedenken dat grenzen altijd een kwestie zijn van prioriteiten. Je grenzen zo communiceren, maakt het dan ook duidelijk dat het geen kwestie is van niet willen. Bijvoorbeeld:

  • “Ik heb voor die avond helaas al andere plannen.” (En ja – op de bank zitten met Netflix is een prima plan als je daar behoefte aan hebt!)
  • “Ik kan X wel voor je doen, maar dan heb ik geen tijd meer om Y te doen. We kunnen aan [naam leidinggevende] voorleggen wat meer prioriteit heeft.”
  • “Ik begrijp dat je graag wilt dat ik A voor je doe. Mijn werkzaamheden liggen in de sfeer van B. Ik hoop dat je A bij iemand kunt neerleggen bij wie het beter past.”

Ten derde kun je de wederpartij keuzes aanbieden:

  • “Ik kan nog een extra revisie doen, maar deze valt buiten het afgelopen budget. Voor € xxx extra kan ik deze alsnog voor je leveren.”
  • “Heb je liever dat ik dit rapport afmaak of de presentatie voor het management voorbereid?”
  • “Ik kan deze week als dat nodig is een avond extra werken. Wordt dit extra uitbetaald of wil je liever dat ik dit compenseer met extra vakantie-uren?”
  • “Wil je liever dat we sneller maar minder opleveren, of dat we er langer over doen, maar meer opleveren?”

Als je grenzen niet worden gerespecteerd

Zelfs als er een machtsverschil is, betekent dit niet dat jij maar alles moet doen wat van je wordt gevraagd. De meeste leidinggevenden en klanten begrijpen dit gelukkig. Een enkele keer kom je iemand tegen die jouw grenzen niet respecteert. Dit merk je als iemand probeert om jou toch over je grenzen heen te laten gaan. Als dit gebeurt, kun je het volgende doen:

  • Praten. Dit klinkt stom, maar er is een grote kans dat de ander zich er helemaal niet van bewust is dat dit gebeurt. Blijf bij jezelf, maar geef aan hoe dit gedrag op je overkomt. “Anton, je vroeg mij of ik de deadline van vrijdag naar woensdag wilde opschuiven. Ik heb je aangegeven dat ik het project dan niet afkrijg. Je hebt dit nu nogmaals gevraagd. Ik krijg daardoor het idee dat je wat ik aangeef niet serieus neemt. Kun je je voorstellen dat jouw gedrag zo op mij overkomt?”
  • Voet bij stuk houden en negeren. Is er geen machtsverschil en kom je met praten niet verder? Dan hoef je dit ook niet jouw probleem te maken. Jij hebt je grens aangegeven, nu is het aan de ander om een andere oplossing te zoeken.
  • Ander werk zoeken. Dit is een rotsituatie, maar als je werkt voor een leidinggevende die jou probeert te dwingen om dingen te doen die je niet contractueel bent verplicht én die over je grenzen heen gaan, is het uiteindelijk beter om het ergens anders te zoeken. Als je in een ongezonde relatie zou zitten, zou je toch ook niet blijven bij een vervelende partner omdat jíj niets verkeerd hebt gedaan? Voor werk geldt hetzelfde. Juist als je zakelijke partner jouw grenzen niet respecteert, is het een goed idee om verder te kijken.

Meteen aan de slag?

Gefeliciteerd, je hebt zojuist ruim 2000 woorden over grenzen gelezen. Misschien heb je nu wel allemaal nieuwe inzichten opgedaan. Slecht nieuws: aan inzichten heb je helemaal niks als je ze niet meteen in praktijk brengt. Je zult dus met het geleerde aan de slag moeten gaan.
Meteen beginnen? Pak pen en papier erbij en geef antwoord op de volgende drie vragen:

  1. Wanneer ben je voor het laatst over je grenzen heen gegaan op je werk
  2. Hoe zien je grenzen er op dat vlak uit?
  3. Wat ga je de volgende keer doen om wél je grenzen te bewaken?

Meer inspiratie nodig?

Scoor hier je deck met Visiekaarten voor je Carrière waarmee je in 49 vragen inzicht krijgt in hoe jij je ideale werk ziet. Dé tool om je ideale situatie te bepalen en een goed startpunt voor je grenzen!